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文件管理制度

来源:宜春交通投资集团 作者: 访问量: 发布日期:2018-10-15 18:15:13

第一章 总 则

第一条 为提高bob综合平台下载(中国)有限公司(以下简称“集团”)公文处理工作的效率和质量,简化办事程序,实现公文处理工作的制度化、规范化,根据国家有关法律法规和规范性文件,结合集团实际情况,制定本管理制度。

第二条 本制度适用于集团上报下发的各种文件资料以及外来文件的处理。

第三条 集团综合办公室作为收发文的归口管理部门,负责文件管理规范和文件编码的制定,严格按标准执行并监督各部门执行。

第四条 规范性文件

《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)

《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 9704-2012)

《交通运输部公文处理办法》(交办发〔2014〕58号)

第二章 收文管理

第五条 凡报送集团的公文和信函,包括交换文件、邮寄公文、网络传递公文、会议分发公文、传真等,均应交由综合办公室专人签收整理,填写《文件收发记录单》(见附表1)。综合办公室应做到当日收文,当日登记;需上网办理的文件,2个工作日内扫描上传网络。

第六条 经整理登记的文件由综合办公室主任提出拟办意见后,呈集团分管领导及董事长(总经理)批办,根据批办指示,及时转交办理。

第七条 公文流转应本着迅速、高效的原则,及时办结。要求如下:

(一)急办公文及时送阅并转交相关部门办理,按其规定时限办复;

(二)需两个或两个以上部门承办的公文,主办部门应在2天内与协办部门联系;

(三)对于内容涉及面广、问题较复杂,不能在规定时限内做出答复的,主办部门应向来文单位说明情况,申请延长时间;

(四)需书面反馈意见或结果的,牵头或主办部门在办理完毕并经分管领导审阅后,将书面反馈结果交综合办公室盖章、备份后发送相关单位;

(五)原则上公文流转在各部门停留的时间不得超过5天。

第八条 综合办公室应视公文的轻重缓急,做好公文的催办、督办工作。各承办部门应密切配合,按时完成交办事项。

第九条 公文传递与办理应严肃认真,涉密文件应严格按照保密规定进行处理。

第十条 综合办公室要跟踪公文的流转过程,公文办理完毕后要及时收回,并在下一个年度的第一季度前完成移交归档工作。按要求需退回发文单位的公文要进行登记,严防文件的失密或丢失。

第三章 发文管理

第十一条 凡以集团名义发出的正式公文,均应由综合办公室统一审核制发,其他单位和部门不得擅自对外发文。

第十二条 综合办公室对拟发公文进行审核修改,包括公文种类、公文格式、行文规范等,填写《文件发布通知单》(见附件2)并统一登记编号、印制和发送。

第十三条 红头文件须经董事长(总经理)批准签发,由综合办公室确认发放份数和格式后,编号发放至相关部门。

第十四条 集团会议纪要由会议主持人指定会议记录人编制审核后,提交电子版文稿至综合办公室审核,报分管综合办公室领导审批,报总经理审阅后下发或存档备案。

第十五条 会议纪要决议由综合办公室统一打印发放《工作督办表》(见会议管理制度附表3),定期进行核查督办,并记录核查督办过程。

第十六条 部门临时性文件,由各部门指定人员编写,经编写部门负责人确认内容后,提交电子文稿至综合办公室,由综合办公室政务信息主管确认格式和份数后,编号发放至相关部门。

第十七条 集团决定立项的工作任务,由责任部门出立项任务书,报领导批示,责任部门签字确认。

第十八条 综合办公室确认提交立项工作任务的期限,并指定人员对立项工作任务进行核查及记录。

第十九条 所有发文均应归档。归档文件包括发文稿头、底稿、正式文件和相关附件,归档文件原则上不外借。

第二十条 发文走网上流程的,也需严格按发文程序,在电子发文稿纸上逐项填写清楚,走完发文流程后,打印一份纸质存档。

第二十一条 凡是以综合办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告,编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

第四章 密级文件收发管理

第二十二条 密级文件统一由综合办公室指定保密专员负责收发、传递、清退和销毁。

第二十三条 制定密级文件时,文件拟稿人要根据文件内容标明密级,确定发送范围、数量,送集团分管领导及董事长(总经理)审批后印发。

第二十四条 密级文件未经批准不得擅自扩大传阅范围。不得擅自复印、拍摄或抄录密级文件,如确因工作需要,需复印密级文件的必须严格履行审批及登记手续。

第二十五条 不得将密级文件带出办公室。

第二十六条 借阅密级文件须按阅读范围借用,并办理登记、签字手续。用完后,要及时归还。

第二十七条 对密级文件要定期清查,年终再全面清查、核对,发现欠缺要及时追查,防止丢失。

第二十八条 销毁密级文件时,必须登记造册,填写《文件销毁记录单》(见附表3)经董事长(总经理)批准后集中统一销毁。

第五章 文件评审、修订与作废

第二十九条 文件评审采用签报评审和会议评审两种方式。

第三十条 文件评审前须先做好文件的部门评审,并做好部门内部评审会议纪要,填写《文件评审记录表》(见附表4),提交至综合办公室。

第三十一条 文件评审必须提前3天下发通知给参与文件评审与修订的相关部门和分管领导。

第三十二条 文件评审与修订需要指定专人做好文件评审与修订会议纪要,文件起草部门根据会议决议要求,在计划时间内做好文件修改完善稿。

第三十三条 修订后的文件由文件责任部门按修订意见审查,提交分管领导审核、董事长审批后转综合办公室进行文本格式等规范化修订,更新文件版本号后重新发布。

第三十四条 文件作废可在新版文件中“文件换版说明”体现,并将废止的文件名称、编号、实施日期描述清楚。

第三十五条 如文件为最后一版,不再更新换版,起草部门须每年12月份统一评审并签发《文件更改(作废)单》(见附表5),将本集团所起草和废止的文件予以公布。

第三十六条 作废的文件应在使用场所标注(已作废的标识)。电子版文件可在文件右上方或文件名称上标注。纸版文件应在文件的右上角标注作废标识。

第三十七条 文件作废不等于对该文件做销毁处理。废止的文件,起草部门必须存档并依据相关制度、法规及流程的要求对文件实施销毁处理。

?第六章 考核管理

第三十八条 综合办公室为本制度监督执行的考核部门。

第三十九条 考核对象为本集团各部门。

第四十条 违规责任

(一)发放文件失误、归档文件清单不明确或文件丢失的,一次对责任人处罚20元;

(二)行文格式、内容不符的,一次对责任人处罚20元;

(三)打印、复印不按规定操作,造成多印、错印的,一次对责任人处罚10元;

(四)不能在规定时间内对文件阅签或处理的,一次对责任人处罚20元;

(五)文件资料等借阅手续不清的,一次对责任人处罚20元。

第七章 附 则

第四十一条 本制度最终解释权属集团,如需修订,由综合办公室部门负责组织执行。

第四十二条 本制度自发布之日起施行。

第四十三条 相关记录与表单:《文件收发记录单》《文件发布通知单》《文件销毁记录单》《文件评审记录表》《文件更改(作废)单》。

附件:

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