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档案管理制度

来源:宜春交通投资集团 作者: 访问量: 发布日期:2018-10-15 18:20:16

第一章 总 则

第一条 为加强bob综合平台下载(中国)有限公司(以下简称“集团”)档案管理,实现档案管理的规范化、制度化,根据国家有关法律法规和规范性文件,结合集团实际情况,制定本管理制度。

第二条 本制度适用于集团档案管理的规范管理。

第三条 集团综合办公室作为档案管理的归口管理部门。

第二章 档案分类

第四条 集团档案主要分文书与设备、技术和会计三大类。

第五条 文书与设备

(一)集团颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿;

(二)集团与地方政府及有关部门来往的请示、批复等文件材料,各部门的请求与本集团的批复文件;

(三)集团及各部门的工作计划、总结、报告;

(四)集团召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像、文字材料;

(五)集团领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录、图片、活动资料,从外单位带回的与集团有关的文件材料;

(六)反映集团经营和管理的专业文件材料;

(七)集团或集团汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);

(八)集团及组织机构、人员编制等文件材料;

(九)集团及各部门制定的规章制度等;

(十)集团的历史沿革(包括集团简介)、大事记、年鉴,反映集团重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;

(十一)集团编印的集团要闻、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本;

(十二)集团人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;

(十三)集团员工、党员、团员名册,工会、妇联、计生、伤残等文件材料;

(十四)集团员工工资,行政、党、团关系的介绍信存根;

(十五)集团外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

(十六)集团解决法律纠纷问题形成的文件材料;

(十七)集团与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;

(十八)集团固定资产登记、财产、物资、档案等移交凭证;

(十九)集团购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议、合同、图纸文件材料。

第六条 技术档案包括集团对外开展业务产生的各类协议、合同原件、项目报批资料、建设工程图纸、施工生产原始记录、客户资料、预结算资料等。

第七条 会计档案包括上级单位财务指导意见、集团财务报表、库存报表、硬碟、光盘、实物以及会计凭证、账簿、报告等资料。

第三章 档案管理

第八条 文书、设备档案归集团综合办公室,技术档案归总工办,会计档案归财务管理中心,集团各部门应在每年1月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向集团综合办公室移交。移交档案时,须严格履行移交手续,并填写《档案移交清单》(见附表1)。

第九条 所有档案资料,原则上均应建立电子版和书面档案,由各部门指定专人管理,按顺序分类整理、立卷,集中保管,未经批准任何人不得私存档案资料。

第十条 集团购置的各种设备、设施、大宗用具开箱验收必须有档案管理人员参加,其使用说明书及相关技术资料一律存归综合办公室,任何部门和个人不得据为己有。

第十一条 本集团所有信息、资料、系集团核心资产和秘密,任何部门、单位和个人不得擅自拷贝、复制或录制光盘,据为己有。工作调动或离职时必须悉数移交。

第十二条 档案管理人员要做好档案资料的保管工作,采取有效措施,防止档案资料的腐蚀或损毁。

第十三条 各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

第十四条 归档案卷须遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件:项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任免文件,有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等;

(二)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿等材料放在一起,不得分开;

(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(四)卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号;

(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化。没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写。没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内。卷内文件目录放在卷目;

(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者;

(七)集团各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由集团综合办公室按规范统一制定。

第四章 档案借阅和保管

第十五条 集团各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门负责人批准,然后到集团综合办公室填写《档案借阅登记表》(见附表2),方可借阅。

第十六条 集团各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或分管综合办公室领导批准。

第十七条 借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。

第十八条 借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借、复印或携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经分管综合办公室领导批准。

第十九条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。

第二十条 借阅人对档案要妥善保管,不得遗失,如有遗失,按本制度严格处罚。

第二十一条 密级档案严禁外借。其他档案在借阅过程中一律不得私自复印,如工作需要,应按集团有关保密规定办理。

第二十二条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。确定集团档案保管期限的原则如下:

(一) 凡是反映集团主要职能活动和基本历史面貌的,对本集团有长远利用价值的档案,列为永久保管;

(二) 凡是反映集团一般活动,在较长期时间内对集团工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管;

(三) 凡是在较短时间内对集团有参考价值的文件材料,列为短期保管。

第五章 档案鉴定与销毁

第二十三条 集团综合办公室对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定填写《档案销毁清册登记表》(见附表3),提出初步销毁意见。

第二十四条 档案鉴定工作由综合办公室主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。

第二十五条 档案材料鉴定小组审定,并经集团领导批准后,方可销毁。

第二十六条 销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在《档案销毁清册登记表》上签字。

第六章 违规责任

第二十七条 部门和个人凡违反制度泄露秘密及对涂改、拆散或未经综合办公室主任批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况,对其部门领导和当事人各罚款500元~1000元,并予以通报批评。

第二十八条 部门或个人不按借阅期限归还的,责令其立即归还并进行书面通报。

第二十九条 各部门或个人遗失档案的,应立即报告,因遗失档案,泄露秘密的,按相关规定处理。

第七章 附 则

第三十条 本制度最终解释权属集团,如需修订,由综合办公室负责。

第三十一条 本制度自发布之日起施行。

第三十二条 相关记录与表单:《档案移交清单》《档案借阅登记表》《档案销毁清册登记表》。

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